Empresa
“Lozra Thonez”
El
funcionamiento organizativo de esta pequeña empresa está ligado tanto a
factores externos como internos
y está encaminado a la consecución de los fines y objetivos de la empresa. Para
alcanzar esos fines esta empresa y, en particular, cada una de las unidades y
personas que forman parte de ella, establecen una determinada política y
realizan una serie de funciones y actividades que se orientan finalmente a la
venta de un producto o servicio.
Para la realización de estas actividades la empresa contrata
una consultora, con el objeto de lograr su supervivencia.
a) La influencia
Es la habilidad de ejercer poder sobre alguien, de parte de una persona, un grupo o de
un acontecimiento en particular.
En esta empresa
familiar no predomina el liderazgo y la supervisión directa del propietario
(principal directivo de la empresa).
b) La
Comunicación
En este caso la falta de comunicación entre
los directivos de la empresa es notoria.
No hay un proceso mediante el cual se pueden
transmitir información acerca de los avances de los objetivos.
c) El
Control
Diez Exigencias de un sistema de Control Adecuado.
1.- Reflejar la naturaleza y las necesidades de la
actividad:
Los sistemas de control deben reflejar el oficio que van a
desarrollar. Los controles del departamento de ventas difirieren de aquellos
del departamento financiero y éstos de los controles del departamento de
compras. Un negocio pequeño necesitará un control diferente de los de un
negocio grande, de manera que mientras más diseñados sean los controles para
ver y reflejar la naturaleza específica y la estructura de los planes, más efectivos
serán los intereses de la empresa y los de sus administradores.
En este caso el dueño de la empresa (Gerente General) deberá
buscar la técnica que mas se adapte a sus necesidades de control.
2.- Indicar rápidamente las desviaciones:
El sistema ideal de control detecta las desviaciones
proyectadas antes que ellas ocurran realmente. En cualquier caso, la
información debe llegar en el momento preciso, para poder corregir los errores.
En “Lozra Thonez”, entre el Gerente
Comercial y el Gerente de Producción no
hubo la comunicación necesaria para equilibrar los desvíos de producción con el
abastecimiento al mercado.
3.- Mirar hacia delante:
Aunque
el control ideal es instantáneo, puede existir un lapso de tiempo entre la
desviación y la acción correctora, por lo que la tarea de control es detectar
las desviaciones potenciales o reales de los planes con suficiente anticipación
para permitir una acción correctora efectiva. Por tanto, interesa más realizar
un pronóstico de lo que ocurrirá la próxima semana o el próximo mes, aunque
contenga un margen de error que realizar un informe exacto del pasado sobre el
cual no se puede hacer nada.
4.- Señalar las excepciones en los puntos estratégicos:
Algunas desviaciones de las normas tienen poco significado y
otras tienen mucho, pero pequeñas excepciones en ciertas áreas tienen mayor
significado que grandes desviaciones en otras, por lo que hay que prestar
atención a las áreas clave.
5.- Ser objetivos:
No se puede ser subjetivo, ya que puede influir en los juicios
del desempeño imperfectamente. El control objetivo debe ser definitivo y
determinable, por lo que claramente en esta empresa el principal responsable de
las fallas es el dueño de la y así sucesivamente le sigue la cadena de mando.
El correcto funcionamiento de cualquier organización exige
que todos sus componentes se comporten de la manera que sea la más adecuada
para el logro de sus objetivos.
6.- Ser Flexibles:
El sistema de
control debe proporcionar los errores, y debe contener suficientes elementos de
flexibilidad para mantener el control de las operaciones a pesar de tales
errores.
7.- Reflejar el modelo de organización:
La estructura de la organización, es el principal vehículo
para coordinar el trabajo de la gente, también es un medio importante para
mantener el control, ya que en cada área de control no se hace bien sin saber
qué cosas están marchando mal, a menos que se conozca dónde está ocurriendo la
desviación de la estructura de la organización.
En esta empresa se puede observar la falta de información entre los
integrantes, será el Ejecutivo quien resuelva el grado de responsabilidad de
los integrantes de la organización.
8.- Ser económicos:
El control tiene un costo, el tamaño de la operación, el
gasto en que se habría podido incurrir en la ausencia del control, y la
contribución que puede hacer el sistema, ya que esta pequeña empresa deberá
hacer valer el costo – beneficio del sistema de control incorporado, para que
no resulte ser antieconómico para la empresa.
9.- Ser comprensibles:
El sistema de control, deberá ser comprensible para quienes
deben usarlos, por lo que si el sistema de control es complejo no funcionará
bien.
10.- Indicar una acción correctiva:
Un sistema de control que detecta las desviaciones con
respecto a los planes, será poco más que un ejercicio interesante si no muestra
la manera para llegar a la acción correctora. Un sistema adecuado descubrirá
dónde están ocurriendo los fallos, quién es el responsable de ellas y qué se
debe hacer acerca de las mismas.
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