A través del
análisis de la organización, de su estructura (es decir, de cómo está
compuesta) y de su funcionamiento (es decir, el modo en el que se llevan a cabo
sus actividades), podemos realizar una representación simbólica que nos permite
vincular conceptos, relacionar causas, identificar problemas y corregir errores
mucho más rápido que reviendo y repensando constantemente la idea completa de
la organización.
De este modo
se generan tres conceptos gráficos que indican, según el caso, quiénes y de qué
modo componen la organización; quiénes y cómo intervienen en una actividad
determinada; y quiénes y cómo deben llevar a cabo una tarea o conjunto de
tareas.
ORGANIGRAMA:
El Análisis Estructural nos permite
identificar y ubicar la unidad dentro de la organización, a la que se asigna un
conjunto equilibrado de funciones ocupando todo su tiempo disponible,
aprovechando de la mejor manera posible las ventajas de la especialización. Completado
este análisis se obtiene como producto un gráfico que vincula a todos los
integrantes de la organización, llamado Organigrama,
y un manual o instructivo que describe lo que cada uno debe realizar, qué
funciones debe cumplir en ella. El organigrama grafica la estructura,
resultando equivalente a un mapa que nos indica cómo es la organización.
CURSOGRAMA:
Es un
"Manual de Procedimientos" que describe cómo y cuándo cada sector
interviniente en un proceso debe ejecutar las tareas o labores que en su
conjunto hacen el circuito o rutina que se analiza. Se centra en un grupo de
tareas homogéneas y repetitivas, examinando la forma en que cada uno de los
sectores involucrados en la tarea, participa en los procesos necesarios para
llevar a cabo la misma. Se obtiene de ello un gráfico que representa
cronológicamente el modo en que la información fluye entre los sectores hasta
el cumplimiento de la tarea; identificando las etapas específicas que
corresponde a cada área interviniente cumplir.
El Cursograma nos permite a través de la
simbología gráfica, obtener una visión rápida de la rutina, a los efectos de
poder observar, evaluar y suplir cualquier tipo de falencias. Nos indica cómo
funciona un proceso determinado.
WORKFLOW:
En el
estudio de los procedimientos no sólo es importante observar de qué manera
fluye la información e identificar los sectores intervinientes, sino también
relacionar el modo en el que se desarrolla el cumplimiento del proceso, es
decir, cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, en qué orden, cómo se
sincronizan, cómo fluye la información necesaria y cómo se le hace seguimiento
al cumplimiento de las tareas. Para ello suelen utilizarse representaciones
gráficas dinámicas denominadas Redes de
Petri.
Una
aplicación de flujo de trabajo automatiza
la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del
proceso, permitiendo identificar la etapa vigente y las herramientas necesarias
para gestionarlo. Es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad
de trabajo.
En este
sentido, el Workflow se diferencia
del Cursograma por constituir una representación dinámica, a través de la cual
puede hacerse un seguimiento de la etapa en curso del proceso analizado, y por
simbolizar además la forma en que las diferentes áreas involucradas en la tarea
se vinculan y cómo fluye entre ellas la información. Nos indica cómo y
cuándo participan las áreas en la producción del proceso. Todo ello
constituyendo una herramienta de análisis mucho más clara y práctica que
permite identificar fallas, tareas innecesarias, pérdida de tiempo o esfuerzos,
y a la vez encontrar soluciones de manera más rápida y efectiva.
GLOSARIO
Cursograma Representación gráfica del
curso de la información necesaria para llevar a cabo una tarea a través de los
diferentes sectores involucrados en su realización. Consta de un espacio blanco
dividido en columnas que representan cada uno de los sectores intervinientes,
en el que se trazan formas geométricas simbolizando las diferentes acciones que
se realizan en cada área, por ejemplo, un círculo indica una operación,
mientras que un rombo indica control u opciones varias. Las acciones llevadas a
cabo en cada sector se unen entre sí con flechas que indican su orden
cronológico en la consecución de la tarea.
Organigrama Representación gráfica de la
estructura de una empresa, es decir, el modo en que se distribuyen en ella el
poder de decisión y las responsabilidades. Consiste en una ramificación de
arriba hacia abajo, a la inversa de la forma de un árbol genealógico, en la que
de cada casilla conteniendo un rol parten ramificaciones a otras casillas que
representan las funciones que dependen y se encuentran bajo el mando de la
primera y así sucesivamente.
Redes de Petri Esquema gráfico dinámico que
representa el modo en el que fluye la información entre los sectores
intervinientes en la realización de un proceso y en qué estado de su
consecución se encuentra el mismo. Utiliza simbologías gráficas como formas
geométricas unidas con flechas de sentido, así, un círculo es un área y un
rectángulo es una transición; la primera de las áreas intervinientes contiene
marcas en forma de puntos que representan la información, las cuales se irán
moviendo entre los círculos indicando que la información fluye hacia las otras
áreas en el gráfico mientras la tarea se lleva a cabo en la realidad.
Workflow Representación gráfica de las vinculaciones entre las
áreas involucradas en la realización de un proceso determinado, su intervención
en la consecución de las tareas, las herramientas necesarias, y la forma en que
la información utilizada para el cumplimiento de la tarea fluye entre los
sectores. Utiliza formas geométricas en una distribución similar a un mapa
simbólico, que se unen con flechas que indican el flujo de la información entre
un sector y otro.
FUENTES
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