Universidad
Nacional de Lomas de Zamora
Facultad
de Derecho
Tecnicatura en Gestión Universitaria
Estructura, Organización y Control Interno
1er Cuatrimestre - 3er año
Trabajo Práctico
Informe Final – Área Equivalencias e Historial
blog: www.derechogel.blogspot.com
Profesor: Mgtr. Fabián
Borea
Alumnos: DNI: 16.074.502
– García Cobos, Graciela
DNI: 11.184.615 - Leza, Delia Elena
DNI: 25.121.940 - Riedel, María Laura
Contenidos
El presente trabajo constituye una
descripción integral del desarrollo de las actividades planteadas en los anexos
II, IV, VI y VIII del cronograma de la materia Estructura, Organización y
Control Interno.
El área seleccionada para trabajar
fue Equivalencias e Historial, perteneciente al Departamento de Alumnos de la
Facultad de Derecho.
A través de las actividades
propuestas en el Anexo II del
cronograma, se identificó la denominación
del área como “Área Equivalencias e Historial”, su actividad principal como “Reconocimiento de materias de otras
facultades”, ya que su tarea diaria consiste en determinar la capacidad o no de
una materia rendida en otra institución de ser dada por aprobada, considerados
los contenidos incorporados y los exigidos por esta universidad para dar su
aprobación. También se contabilizó una dotación
de 3 empleados administrativos, y se establecieron su misión -“Verificar el cumplimiento de la reglamentación de
equivalencias, Resolución C.A. N° 1344/05” – y sus objetivos –“Hacer cumplir los plazos establecidos en la
reglamentación vigente y alcanzar el resultado final, el reconocimiento de la/s
materias”. Ello dado que las funciones del Área Equivalencias, los requisitos
para la aprobación, el circuito a realizar por el expediente de solicitud de
reválida y todo otro proceso y valor de referencia que resulte de importancia
para el Área, se encuentran pautados en manuales de procedimiento que
constituyen la guía para el desarrollo y estandarización de las tareas diarias.
Todo ello brindando una descripción a
grandes rasgos del tamaño, ubicación en la organización, y funciones de
Equivalencias e Historial.
Mediante el análisis planteado en el Anexo IV se logró ubicar al área en un
contexto, identificando en primer lugar las actividades de la organización de
la cual forma parte, en este caso la Universidad Nacional de Lomas de Zamora, y
en particular la Facultad de Derecho, tratándose de una institución educativa.
Dentro de la función general de la Universidad, especificamos los productos y servicios producidos por
Equivalencias e Historial, siendo los mismos los informes de reválida de
materias rendidas en otras instituciones educativas. Esto es, información para
alumnos, docentes y rectorado, determinando si debe o no el alumno rendir una
materia en función de haber aprobado otra u otras similares en otra
institución.
Hallamos también los responsables de la toma de decisiones
en el área, en este caso, los docentes titulares de las asignaturas
correspondientes a cada materia en cuestión, dado que son ellos quienes
analizan las materias a evaluar, y determinan si los contenidos aprobados
resultan suficientes para dar por rendida la materia. Se cumple el proceso de
control, se fotocopia la resolución donde se admiten las materias, se notifica
a el alumno y el titular es el responsable de aprobarlo o no.
Establecimos los plazos de ejecución definidos para cada etapa del circuito del
expediente de reválida, los cuales son:
- Admisión de un nuevo trámite: 30 días administrativos a partir de la notificación del alumno
- Presentación de documentación faltante: 10 días hábiles
- Extensión por dictamen faltante: 10 días
Dentro de estos plazos el Área de
Equivalencias realiza las tareas necesarias para el cumplimiento de su objetivo, el cual definimos como elaborar
un informe completo sobre la posibilidad o no de revalidación de la materia
solicitada. Los plazos alcanzan,
como se ve, a otras áreas involucradas en la consecución de la tarea, las
cuales se identificaron como:
·
Departamento de Alumnos
·
Mesa de entradas, Salidas y Archivo
·
Departamento de Despacho General
·
Secretaria Académica (Subsecretaría
Académico-Administrativa)
·
Dirección de Admisión y Títulos
·
Departamento de Asuntos Jurídicos
·
Rectorado
·
Decanato
·
Sala de Profesores
Establecimos para el Área de
Equivalencias la infraestructura
tecnológica utilizada para llevar a cabo sus funciones, estando la misma
compuesta por computadoras necesarias para la elaboración de los informes, así
como impresoras para la presentación de los mismos. También se cuenta con
página web y calendario académico con información sobre plazos y requisitos
para los alumnos.
Definimos, por último, que además de
los alumnos interesados, existen otros usuarios
de la información producida por Equivalencias e Historial, como el Departamento
de Alumnos y el Rectorado.
A través de este análisis, por lo
tanto, identificamos las tareas llevadas a cabo por Equivalencias e Historial,
los roles cumplidos por cada uno de los intervinientes en las mismas, y los
medios para su consecución.
Mediante la actividad propuesta por el
Anexo VI, hallamos la aplicación del
análisis de contenidos en la información producida por el área. Tratándose
de un sector pequeño, con poca dotación y una tarea puntual, no existen muchas
recopilaciones de datos sobre las que aplicar un amplio análisis de tipo
estadístico como el presente. Sí, sin embargo, se realiza de manera periódica
una contabilización de las materias solicitadas por equivalentes en función de
la institución en la que fueron rendidas, lo cual permite formarse una idea
estimativa de las proporciones de alumnos provenientes de cada universidad.
Los datos son extraídos del sistema de registro de solicitudes de reválida de
materias, y los informes son producidos
y aprobados por el responsable de
Equivalencias e Historial, quien elabora una tabla comparativa en formato
papel, que se conserva hasta el próximo relevamiento de datos, para uso de la
misma área u ocasional requerimiento de superioridades.
Por último, se identificó de manera
detallada los pasos realizados por cada una de las áreas involucradas en el
proceso de revalidación de una materia, tarea que constituye la ocupación
principal del área en cuestión.
Para ello, se realizó un Cursograma Literal, el cual consiste en
una descripción puntual de las actividades y operaciones que cada área
interviniente lleva a cabo a fin de completar la tarea, en este caso, la
revalidación. Las mismas se detallan en orden cronológico y con una
distribución gráfica que permite determinar en qué área fueron realizadas.
Se tuvieron en cuenta los pasos desde
el inicio mismo del pedido de reválida, el cual se da a través de la solicitud
del alumno interesado, pasando por el control de la documentación en
Equivalencias, su envío a Mesa de Entradas y a Subsecretaría
Académico-Administrativa para sendos vistos, su paso por Dirección de Admisión
y Títulos para la certificación de firmas (las cuales son cotejadas con el
registro que posee la Universidad de las firmas de otras instituciones). Se
detallaron los pasos de la elaboración de la Disposición de Admisión y su
firma, su posterior envío a Equivalencias para la definición de la nómina de
docentes designados para la elaboración de los dictámenes, la producción del
Dictamen Docente en Sala de Profesores y la posterior disposición de Conceder,
Denegar o Rendir Examen Complementario. Por último, se detallaron los pasos
posteriores al Informe Final producido en base a la aprobación o no de la
materia, como la notificación al alumno, el establecimiento de plazos para
rendir el examen complementario y el archivo respectivo de los documentos
producidos.
A través de este análisis en
particular logramos construir una descripción clara y completa de la principal
actividad del área Equivalencias e Historial, detectando las áreas
intervinientes y su forma de participación, así como los tiempos que lleva cada
etapa del trámite.
A continuación se expondrán de manera
separada las conclusiones obtenidas por cada una de las integrantes del grupo
en forma individual. Las mismas constituyen el reflejo de los contenidos
incorporados a lo largo de la realización de las diferentes actividades
propuestas.
García
Cobos, Graciela – DNI: 16.074.502
Conclusión
Realizando una síntesis del análisis
sobre el área de trabajo dentro de la facultad de derecho y a modo de
conclusión del mismo, debo decir que,
dado los tiempos que corren, seria muy
interesante poder realizar los trámites de
solicitud de “Equivalencias” en un ámbito que no sea dentro de la “Sala
de Profesores” ya que considero que la realización de este trabajo requiere de
cierta concentración. Asimismo se podría implementar un sistema informatizado
ya que el mismo se realiza en su gran parte de forma manual. Este aspecto
representa una debilidad en el área que analizo.
Una forma muy acertada de llevar a cabo este trabajo, sería proveer de recursos informáticos y capacitar
al personal para llevar a cabo esta tarea que es de vital importancia para el
alumno que viene de otra universidad e ingresa a nuestra facultad con la
carrera aprobada hasta un 25% del total, en algunos casos.
Un logro muy importante a destacar, es el carácter de
pertenencia que cada empleado/a del área demuestra en cada acto a realizar.
Este aspecto específico que se desarrolla,
lo considero de gran valor. Puede
destacarse que ese sentimiento de pertenencia se manifiesta también en una
amplia proyección de todas las actividades académicas.
En correspondencia con la propuesta educativa que aparece como
distintiva, valorada y reconocida por estudiantes y docentes, sería conveniente
formalizar y fortalecer la estructura académica que la soporta. Esta estructura,
se vería fortalecida a través de una modalidad de organización que favorezca un
trabajo por áreas académicas.
Teniendo en cuenta que la facultad de
derecho es un edificio que aun, en algunos sectores se encuentra en
construcción, digo que algunas
instalaciones que aun se encuentran sin ocupar serian una buena oportunidad de
ampliar y ofrecer una nueva área de atención o aumentar la capacidad de oficinas y así no se tendría
que compartir el área de Sala de Profesores con el trabajo del Departamento de
Alumnos.
Compartir las áreas de trabajo con
otras áreas que no son específicas del lugar, crea una real amenaza en la
elaboración de un plan estratégico de trabajo, ya que tanto los alumnos como
los empleados se encuentran insatisfechos
con el resultado de su trabajo.
Leza, Delia Elena – DNI: 11.184.615
Conclusión
A través del
análisis realizado, he podido observar y aprender sobre la estructura y el
funcionamiento del área en la que desempeño mis funciones. He podido conocer
aspectos del desarrollo diario de las actividades de la Universidad que como
individuos se escapan a nuestro análisis y comprensión global.
La recopilación
de información y la construcción de modelos representativos de la estructura y
el funcionamiento del área, junto con su ubicación en un contexto y su relación
con otras áreas involucradas en el desarrollo de las tareas diarias, me
permitió formar una idea del lugar que ocupa Equivalencias e Historial en su
entorno, del curso que siguen los expedientes que produce, de la información
que utiliza y produce y la utilidad de controlarla, así como de observar los
procesos y las estructuras en pos de mejorar.
He observado que
muchas de las pautas de trabajo que aplico en forma cotidiana en el desempeño
de mis tareas, están establecidas en distintos reglamentos y normas. Los
manuales de procedimiento unifican los criterios de resolución, a fin de que
resulte más práctico, sencillo y justo el modo de resolver cuestiones diversas
y numerosas en tantos ámbitos distintos. Ello trae como consecuencia la estandarización
de las tareas diarias. Sin embargo, también resulta de suma utilidad cierta
autonomía, la que genera flexibilidad en cuanto a la toma de decisiones sobre
la resolución de conflictos diarios de menor importancia, como puede ser la
apertura de un expediente a sólo pedido, permitiendo al alumno adjuntar la
documentación requerida en un plazo determinado, (plazo extensivo definido por
la misma área de equivalencias) lo cual ahorra tiempo y recursos y simplifica
el trabajo que de otra manera debería realizarse dos veces, esto es, la
atención al alumno y el control de la documentación.
Además de las
guías establecidas para la formación y funcionamiento de cada área, es
importante que se recopile, analice y utilice la información recabada sobre el
desarrollo de las actividades diarias para la resolución de problemas y la
búsqueda de mejora continua. En el caso de Equivalencias e Historial, la
recopilación de datos permite conocer la procedencia del alumnado llegado de
otras instituciones.
En cuanto a la
información sobre el área en sí, a través de los análisis realizados, a simple
vista pueden encontrarse modificaciones necesarias en la estructura y en las
relaciones entre áreas, como en el caso de Equivalencias e Historial, que
desarrolla parte de sus tareas en la Sala de profesores, área con la cual no se
vincula. A mi entender esta unificación
de áreas no relacionadas en cuanto a sus funciones se da por una cuestión
netamente económica utilizándose el mismo personal administrativo y de
conducción para gestionar las tareas de dos áreas diferentes, así como el mismo
espacio físico reduciéndose el presupuesto aplicado al desarrollo de estas
actividades y llegando a igual resultado. Como recomendación, correspondería
crear el área de Departamento Docente, a la cual le serían asignadas las tareas
vinculadas al curso del expediente de reválida, que actualmente se encuentran
informalmente a cargo del área Sala de Profesores.
En resumen los
análisis realizados me permitieron conocer la realidad del funcionamiento del
área en que trabajo y cómo está constituida la misma, y entender el por qué de
algunas cuestiones que se ven a diario en el desarrollo de las tareas pero que
no se relacionan con sus causas o consecuencias sin una visión más global.
Riedel, María Laura – DNI: 25.121.940
Conclusión
El Área de
equivalencias es donde se realiza el análisis comparativo del tramite que
permite la revalida de materias según la institución, en las que fueron
aprobadas. En estos momentos en la
Facultad de Derecho esta área esta a cargo de tres empleados
administrativos, los cuales tienen por objetivo hacer cumplir los plazos
establecidos en la reglamentación vigente y alcanzar el resultado final, que es
el reconocimiento de la/s materias.
Esta área
corresponde según organigrama al departamento de Alumnos, pero se realiza en la Sala de Profesores, donde
trabajamos, asistiendo a los mismos y atendiendo a los alumnos que solicitan
este tramite.
El docente
titular de cada materia es quien toma la decisión de aprobarle, rechazarle o
darle algún punto faltante a rendir al alumno .El tramite en cuestión esta
reglamentado y tiene plazos para su ejecución, por ejemplo: Se cuenta con
plazos específicos para la resolución de cada tramite, una vez que llega autorizado por el rectorado
y luego de elaborar un informe completo
y certero sobre la posibilidad o no de revalidación de la materia solicitada se
llama al alumno para que se notifique de su admisión y a partir de ese momento
se cuenta con 30 días para que los titulares dictaminen las materias
solicitadas.
Las áreas que
intervienen en todo este proceso son: Sala de Profesores, Subsecretaría
Académico-Administrativa, Dirección de Admisión y Títulos de la Universidad,
Departamento de Despacho General, Decanato, Departamento de Asuntos Jurídicos,
Mesa de Entradas, Salidas y Archivo. La Infraestructura
tecnológica utilizada son computadoras e impresoras para la elaboración de los
informes correspondientes y la impresión de los mismos.
Como conclusión,
dicho trámite esta bien reglamentado, pero no es llevado a cabo en el lugar
físico correspondiente y no cuenta con
los medios necesarios para
realizar los llamados a los alumnos para que vengan a notificarse,
siempre hay que estar pidiendo a terceros comunicación telefónica.
